روش های تدوین اخلاق

کبری علیجان نژاد صد روز نخست کار هر مدیری بحرانی ترین زمان کاری وی در محل کار جدیدش است. کارکنان سازمان با نگاه تیزبینانه، به دنبال تحقق خواسته های ذهنی و ساختار تیم های کاری دلخواه، شیوه های رهبری، نقاط ضعف، ماهیت و شخصیت مدیرعامل جدید هستند. ازاین رو هنگام تصدی مدیریت در یک سازمان برای جلوگیری از هرگونه اشتباه در بدو شروع کار نباید شدت عمل به خرج دهید و به جای اقدامات شتاب زده توان خود را بر اولویت های کاری متمرکز کنید. در ضمن از همان شروع کار به خاطر داشته باشید که این اولویت ها چه وقت و چگونه باید جهت نیل به اهداف تعیین شده رعایت و اجرا شوند. افزون بر این اولویت های کلیدی و تأکید بر اجرای سریع آن ها بسیار قاطع و غیرقابل انعطاف باشید و سریعاً مجموعه ای از وظایف را برای تمرکز مدیران خود بر این موارد اساسی، ترسیم و تدوین کنید. به گونه ای که تحقق این اهداف در دستور کار آن ها قرار گیرد. سپس اهداف اصلی خود را در سازمان تعیین و ابلاغ نمایید. در بیانیه ها اهداف خود را کاملاً شرح دهید و با پیگیری مستمر به دنبال تحقق آن ها باشید. در صد روز اول مدیریت خود اهداف موردنظرتان را مستمراً توضیح دهید تا همه مسئولان سازمان را با خود هم سو کنید. این اهداف باید در صد روز نخست کاری شما تحقق یابند. در ضمن هنگام ارائه پیشنهاد ها به موضوعی که مهم تر است و بیشترین بازدهی را برای سازمان در بر خواهد داشت، تأکید مستمر نمایید. برای نیل به اهداف خود از اطلاعات جدید و روزآمد بهره گیرید و جهت اطمینان از انجام صحیح و به موقع کارها پیگیری لازم را درروند اجرای کارها اعمال نمایید. مراقب باشید راهکارها پیچیده و مبهم نباشند؛ به گونه ای که در کوتاه ترین زمان ممکن، حتی در مدت سی ثانیه، بتوانید رئوس کارها را برای کارکنان خود بیان نمایید. افزون بر این ضروری است برای رسیدن به اهداف و خواسته های مهم خود تمامی مدیران را سازمان دهید و به کمک یک نمودار گرافیکی که از اهداف و خواسته های خود رسم می کنید، اهدافتان را در جلسات برای آن ها بیان کنید. فراموش نکنید پیروزی های اولیه به افراد انرژی مضاعف می دهد و توان آن ها را درروند تغییرات بالا می برد. ازاین رو، چنانچه نتوانید به برخی از اهداف یا خواسته های خود در صد روز اول مدیریت برسید، شکست شما حتمی است؛ بنابراین امور سازمان تحت مدیریت خود را باید به نحوی سامان دهید که برخی از اهداف شما در صد روز اول تحقق یابند. در صد روز اول، به زیردستان خود انرژی دهید و توجه آن ها را برای حل مسائل عمده ای که موجب کاهش فروش یا افزایش هزینه است، جلب نمایید. بی تردید صد روز اول مدیریت شما، زمان پایه ریزی رشد و تغییرات سازمان و تثبیت موقعیت خودتان است. از همین رو ضروری است در صد روز اول مدیریت شما کارکنان جهشی چشمگیر را در سازمان مشاهده کنند. توصیه می شود به طور گسترده ای جهش ها و تغییرات سازمان را در قالب های مختلف به نمایش عموم کارکنان خود بگذارید و همواره بر این نکته تأکید کنید که مدیریت شما چقدر در توسعه و جهش سازمان بااهمیت بوده است. گام بعدی برای ساماندهی امور ایجاد تیم مدیریت است. طی صد روز اول، تیم مدیریتی خود را تشکیل دهید و اگر نیاز به دگرگونی ساختاری در سازمان یا تعویض کارمندان وجود دارد بدون هرگونه تردید، با قاطعیت تغییرات ضروری را اعمال کنید. به یاد داشته باشید که از روز اول شروع کار سازمان و هر آنچه در آن است برای شما میراث محسوب می شود اما پس از صد روز کارکنان شما هر چیزی را که در سازمان رخ دهد، از چشم شما می بینند. سرنوشت سازمان هرچه باشد، شما مسئول آن خواهید بود. پس از مدتی متوجه خواهید شد تعداد اندکی از کارکنان شما، تبحر کافی برای انجام تمامی کارها را دارند. از همین رو، یکی از کارهای اساسی شما، یافتن اشخاص توانا و مجرب در سازمان است. این اقدام حیاتی و ضروری است زیرا به کمک این اشخاص می توانید تیم کارآمدی تشکیل دهید تا به یاری آن ها بتوانید کلیه موانع و مشکلات را از سر راه سازمان بردارید. سپس نوبت اجرای طرح هاست. برای این منظور در استقرار و اجرا ، شدت عمل و سختگیری کافی نشان دهید. ایجاد تغییرات به کار سخت و طاقت فرسا نیاز دارد. شما موظفید که برای نیل به اهداف و خواسته های خودتان، نقشه کار و طرح اجرایی با زمان بندی دقیق داشته باشید. در طرح خود، دقیقاً کارهایی که باید انجام گیرد به طور کامل توضیح دهید و برای هر مرحله اولویت بندی قائل شوید. به خاطر داشته باشید که بیان شما باید آن قدر شفاف و واضح باشد که آن دسته از کارکنان که اطلاعات کمتری دارند متوجه منظورتان شوند. هر دو هفته تیم های اجرایی را ملاقات کنید. از آن ها جزئیات کارهای انجام شده را استعلام کنید. هر شخصی که وظیفه خود را به طور کامل انجام نداده است شناسایی و بازخواست کنید تا همه بدانند که شما تا چه اندازه پیگیر امور هستید. لازم است اطمینان حاصل کنید که در این صد روز، چه کسانی تصمیم ساز هستند، چه کسانی با مشتری ارتباط دارند، چه کسانی صاحب فکر و اندیشه می باشند، چه حمایت هایی از طرف شما لازم است و شما به حمایت چه کسانی نیاز دارید. برخی کارکنان ممکن است شمارا تحریک کنند تا واکنش شمارا بسنجند. مراقب باشید که خونسردی خودتان را در هر حالت از دست ندهید. تضادها و تعارض های احتمالی با تغییرات موردنظر خود را شناسایی کنید. چه کسانی با عقاید شما مخالف اند؟ کارمندانی که در ایجاد این تضادها، نقش اصلی رادارند کدامند؟ چه کسانی مسئولیت پذیرند و باجان و دل برای سازمان کار می کنند؟ موافقان و مخالفان پیشبرد وظایف و مسئولیت ها را بشناسید. سپس استراتژی و برنامه ای تنظیم کنید که از موافقان به درستی حمایت کند و مخالفت ها را خنثی نماید. فراموش نکنید که سلامت یک سازمان متکی به رفتار و اخلاق کارکنان است. به رفتار و اخلاق کارکنان توجه کنید. آیا کارکنان متعهد و کاری هستند؟ آیا به کار اهمیت می دهند و برای پیشرفت ، ایده های نو دارند؟ آیا کارکنان دلسوز هستند؟ آیا اولویت ها را تشخیص می دهند؟ ازآنجاکه تحلیل اطلاعات مبتنی بر حقایق به مدارک و شواهد بسیار زیادی نیاز دارد، قبل از ارائه گزارش به هیئت مدیره، اطلاعات کاملی گردآوری کنید. برای این منظور شفاف و صریح با گفتن جملاتی مانند تحلیل شما چیست، از کارکنان خود نظر بخواهید و از وقایع مطلع شوید. دستاورد این شیوه برخورد به شما کمک می کند نه تنها تصمیمات خود را در مورد موضوعات کوچک بلکه در خصوص تصمیمات اساسی نیز با واقعیت منطبق نمایید. زیرا تصمیم گیری دقیق نیاز به اطلاعات کافی و موثق دارد. کارکنان خود را به روش تصمیم گیری مبتنی بر حقایق ترغیب و تشویق کنید. زیرا تعیین چارچوب تصمیم گیری مبتنی بر حقایق، یکی از مهم ترین روش های موفقیت مدیران جدید است. اگر مایل به افزایش درآمد و سود سازمان خود هستید، نکات و جنبه های سودآور برای سازمان را شناسایی کنید. اطلاعات لازم را از فروش، هزینه، دارایی، محصولات و دیگر مبانی و کانال های اطلاعاتی دریافت کنید و این اطلاعات را در یک فایل یا پایگاه اطلاعاتی قرار دهید. اطلاعاتی که به شکل های مختلف به دستتان می رسد، بر اساس ارزش اطلاعات اولویت بندی نموده و به صورت خوشه ای یا دسته ای تقسیم بندی کنید. دسته ها و متغیرهایی که از وضعیت مناسبی برخوردار نیستند مشخص کنید، زیرا این عوامل می توانند مشکلات اساسی شما در کاهش درآمد و فروش باشند. افزون بر این از فرصت ها جهت پیشرفت سازمان خود بهره بگیرید.