ساختار تفکیک کار در پروژه

آیا قبل از یک روز پرکار و شلوغ، برای انجام کارها و فعالیت های روز آینده خود، به دسته بندی آنها اقدام کرده اید؟ اگر اینگونه بوده در حقیقت شما نیز برای مدیریت پروژه کارهای انجام نشده فردای خود از ساختار تفکیک کار یا همان ساختار شکست کمک گرفته اید. قبل از شناخت ساختار شکست لازم است مقدماتی را ذکر کنیم. طبق تعاریف معمول همواره یکی از دلایل اصلی شکست پروژه ها عدم تعریف صحیح پروژه و محدوده آن است؛ بنابراین لازم است قبل از شروع پروژه، محدوده پروژه به طرز مطلوبی تعیین شود که در واقع این محدوده شامل تمام کارها و اقداماتی است که در خلق محصول نهایی پروژه نقش دارند، حال این محصول در هریک از پروژه ها به طرزی منحصربه فردی تعریف می شود. در پروژه های ساختمانی این محصول در واقع همان ساختمان اتمام یافته پس از پایان کامل کار است. در واقع مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهایی است که به تعیین و کنترل موارد و بایدها و نبایدهای پروژه منجر می شود که این موضوع منتهی به درک کامل متقابلی از ساختمان نهایی و فرآیند ساخت آن توسط تیم پروژه و ذی نفعان آن می گردد. پنج فرآیند اصلی مؤثر بر مدیریت محدوده پروژه عبارتند از: برنامه ریزی محدوده: شامل تصمیم گیری در مورد روش شناسی فرآیند تعریف محدوده پروژه است و مهم ترین خروجی آن برنامه مدیریت محدوده پروژه است. تعریف محدوده پروژه: در این مرحله محدوده پروژه تعیین شده، تغییرات تکمیلی آن اعمال شده و درخواست های تغییر اضافه می گردند. مهم ترین خروجی های این مرحله بیانیه محدوده پروژه است. ایجاد ساختار شکست کار: شامل تجزیه دستاوردهای پروژه به اجزای کوچک تر برای مدیریت مطلوب تر است. مهم ترین دستاورد آن ساختار شکست یا WBS است. تأیید محدوده پروژه: در این مرحله محدوده پروژه تعیین شده به تأیید رسمی طرفین می رسد و تغییرات درخواستی اعمال می گردد. کنترل محدوده پروژه: در این بخش فرآیند بررسی و کنترل دایمی و منظم تغییرات درخواستی محدوده، اقدامات اصلاحی پیشنهادی، بیانیه محدوده و ساختار شکست و برنامه مدیریت پروژه مدیریت می گردد. این بخش بر توان گروه در حصول اهداف هزینه و زمان پروژه مؤثر است. همانطور که از توضیحات اختصاری فوق برداشت می گردد، پس از تکمیل برنامه ریزی محدوده پروژه و فرآیندهای تعریف کننده آن گام مهم اجرای هر پروژه ساختمانی بزرگ تهیه ساختار شکست کار است. ایجاد ساختار شکست (work breakdown structure -WBS): ایجاد، توسعه و به روزرسانی مرتب ساختار شکست یکی از مسائل مهم در روند مدیریت پروژه های ساختمانی بزرگ است که هم تعیین کننده اجزای منطقی کار و هم عامل سازماندهی افراد و اهداف و تجهیزات و ماشین آلات و مدیریت مطلوب آنهاست. در روند تهیه ساختار شکست، پروژه به اجزای کوچک تر تجزیه می شود. در اینجا با ظاهر یک ساختار شکست کار در پروژه ها آشنا می شویم. یک ساختار شکست اغلب یک درختواره از فعالیت ها بر پایه نیازهای کاری پروژه است. دو مبنا در طراحی و ترسیم یک ساختار شکست وجود دارد: سازماندهی براساس محصول (محصول محور) سازماندهی براساس مراحل کار (مرحله محور) قابل ذکر است که ساختار شکست پروژه مبنایی برای تعیین برنامه زمان بندی پروژه است که در شماره های بعدی موردبحث قرار خواهد گرفت. سطح یک، نمایشگر تمام پروژه؛ سطح دو، شامل مراحل یا محصولات اصلی پروژه ؛ سطح سه، شامل زیرمجموعه های مهم مراحل سطح یک و پایین ترین سطح؛ سطح چهار، بسته کاری نام دارد و شامل پایین ترین سطح کاری است که مدیر پروژه برای کنترل و نظارت است. این گزارش می تواند براساس سرعت پروژه از 40 تا 80 یا حتی 100 ساعت کاری را در بر بگیرد. در یک ساختار شکست کار باید بر نوع و طریقه انجام آنها تمرکز داشت، نه به زمان انجام کار. ساختار شکست کار به عنوان زیربنای ماتریس توزیع مسئولیت ها، زمان بندی شبکه ای، تخمین و تخصیص هزینه، آنالیز ریسک، چارت سازمانی، هماهنگی اهداف، کنترل (شامل مدیریت پیمان) به کار می رود. مراحل تهیه ساختار شکست ساختمان به شرح زیر است: موضوع و هدف کلی کار را مشخص کنید. موضوع تعیین شده را به دسته های رده دوم از نظر اهمیت تقسیم کنید. این شاخه ها باید نمایانگر احتیاجات و فعالیت هایی باشند که مستقیما به هدف اولیه ختم می شوند و یا برای تکمیل کار حتما باید انجام شوند. تیم تدوین مداوما باید سؤالات زیر را مطرح کند که: برای رسیدن به این هدف چه چیزهایی موردنیاز است؟ سپس چه اتفاقی خواهد افتاد؟ چه چیزهایی باید موردتوجه قرار گیرد؟ برای هرکدام از عناوین مهم فوق جزئیات بیشتری در نظر . هدف از تهیه ساختار تفکیک کار ( WBS ) عبارت است از : شکستن محدوده کار به اجزای کوچک تر و قابل مدیریت که این اجزای قابل پیش بینی، برنامه ریزی، قابل تخصیص به فرد یا افراد مسئول و یا دپارتمان، جهت تشکیل می باشند. ایجاد همزبانی بین صاحبان، پیمانکاران، مشاوران و دست اندرکاران پروژه. به حداقل رساندن احتمال نادیده گرفته شدن بخشی از پروژه. احراز اطمینان از بررسی تمامی اقلامی که بدون تکرار شدن در انتهای پروژه می بایست تحویل گردند. پس ساختار شکست کار نه تنها برای کارهای روزانه و پروژه های کوچک مورداستفاده قرار می گیرد، بلکه در تمامی پروژه های ساختمانی می توان از آن بهره برد. با بزرگ شدن پروژه ها و پیچیده تر شدن روابط و مسیرهای کاری و تجهیزات و امکانات پروژه نیاز به یک دسته بندی مطلوب همچون ساختار شکست بیشتر احساس می شود. در چنین پروژه هایی از این طریق سرپرست کار یا مدیر پروژه می تواند بر کار خود احاطه بهتر و بیشتری پیدا کند و با بررسی تمام جوانب و امکانات و مدیریت مطلوب آنها به نتیجه درخشان تری دست یازد. پیشرفت روزافزون علم و تکنولوژی و پیشرفته شدن روابط و امکانات، شیوه های مدیریتی مطلوب تری را نیز می طلبد. پس به جاست که با آموزش هرچه بهتر روش های مدیریتی نوین پروژه های نوین را به روشی مطلوب مدیریت کنیم.