اهمیت، ضرورت و کنترل تکنولوژی در مدیریت سازمان

توران بختیاری برنامه ریزی در مدیریت، همگام با تحولات جوامع بشری و در پاسخگویی به نیازهای مختلف زمانی در قالب شیوه ها، نگرشها و رویکردهای مختلفی مطرح گردیده و صاحبنظران فراوانی به آن پرداخته اند. به نحوی که امروز گرایشها و روشهای مختلفی را می توان از یکدیگر متمایز ساخت.برنامه ریزی نزدیک ترین عامل به سوی هدف و اساسی ترین وظیفه مدیران است و بدون برنامه کاری انجام نمی گیرد و هر برنامه ای نیاز به برنامه ریز و برنامه ریزی داردبرخی مدام در حسرت گذشته به سر می برند برنامه ریزی در مفهوم ساده خود برنامه ریزی از زمانی به وجود آمده است که انسان قدرت فکر کردن برای آینده خود پیدا نموده است. در گذشته برنامه ریزی بصورت ساده ای از طرف افراد خانواده ها و گروه ها مورد استفاده قرار می گرفت. به مرور که جوامع و سازمانهای اجتماعی پیچیده تر گردید، برنامه ریزی به صورت وسیله ای برای رهبری و مدیریت مورد توجه قرار گرفت. تاریخچه برنامه ریزی سابقه تاریخی برنامه ریزی تقریباً به همان اندازه قدمت فرهنگ و تمدن بشر است. در فرهنگ مدیریت و برنامه ریزی، ایرانیان را از بنیان گذاران تفکر و شیوه های برنامه ریزی می دانند. راههایی که در 25 قرن قبل در ایران ساخته شده است نشان دهنده اهمیت برنامه ریزی در ایران باستان می باشند، اسلام با تقویم احکام و فرایض مذهبی خود وسیع ترین و درعین حال دقیق ترین برنامه ریزی ها را تصویب می کند، جهان غرب نیز به کمک دانشمندانی چون توماس هابز و آدام اسمیت برنامه ریزی را به منظور حداکثر انتفاع به کار گرفت و به توصیه تیلور آن را شکل داد مسیر تکاملی برنامه ریزی آثار به جا مانده از زندگی بشر اولیه در صدها هزار سال قبل از این نشان می دهد که از همان ابتدا برنامه ریزی ضرورت داشته است به عنوان مثال در شکار که به صورت گروهی صورت می گرفت، داوری افراد و ابزار و سازمان دهی و هدایت آنان در حین شکار برای هر فعالیت در زمان مناسب، مدیریت اولیه را به برنامه ریزی ابتدایی پیوند می داد. مراکز بزرگ تمدن باستان، نظیر چین، مصر، یونان، روم و ایران هر کدام به سهم و مطابق مقتضیات جغرافیایی اجتماعی و عقیدتی خود دارای نظام اداری منسجم و برنامه ریزی های ضمنی بوده اند که گاه چندین قرن از تاریخ آنان و مبانی فکری دانشمندانی چون کنفوسیوس، سقراط، افلاطون و ارسطو را تشکیل می دهد . اهمیت و ضرورت برنامه ریزی با توجه به این که برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری برای انجام فعالیتی در زمان آینده، از این رو باید جایگاه و اهمیت برنامه ریزی را در فرایند مدیریت شناسایی کرد.برنامه ریزی اساسی ترین وظیفه مدیریت می باشد که عناصر دیگر وظیفه ای مدیران را تحت تأثیر می دهد.بنابراین برنامه ریزی عبارت است از تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده، و یافتن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم می کند. از این رو جهت برنامه ریزی تعیین اهداف مؤسسه و بخشها و چگونگی نیل به آنها ضروری است. موارد مورد بررسی عبارتند از: تقدم برنامه ریزی انجام وظایف سازماندهی، هدایت، کنترل زمانی امکان پذیر خواهد بود که برنامه ریزی محقق گردد، گرچه همه وظایف بصورت یک سیستم عمل می کنند، اما برنامه ریزی اهداف ضروری را برای تلاش همه گروهها معین می نماید. برنامه ریزی بر سایر وظایف مدیران الویت دارد که اگر بخواهیم وظایف مدیر را در یک هرم در نظر بگیریم، بهتر است برنامه ریزی در راس هرم مذکور قرارگیرد و این برنامه ریزی است که به سازمان جهت می دهد و هدف سازمان را گویا می کند. برنامه ریزی چارچوب وحدت بخشی را به وجود می آورد و باعث وحدت و یکپارچگی تصمیم گیری در سازمان می شود و فرم ها و معیارها را برای عملکرد هدف ارائه و فرصت ها و تهدیدات آتی را گوشزد می کند. انواع برنامه ریزی در هر سازمانی متناسب با هدفها و وضعیت های گوناگون برنامه ریزی های متفاوتی انجام می پذیرد که این برنامه ها در دو قالب کلی استراتژیک و عملیاتی قرار می گیرد. الف- برنامه ریزی استراتژیک: این نوع برنامه ریزی یک نحوه تلقی و باور است که مدیران را به تفکر درازمدت، آینده نگری و پیش بینی افق های دور ترغیب می کند به این برنامه ریزی جامع بلندمدت و راهبردی نیز می گویند. این برنامه ریزی برای کسب اهداف جامع سازمان طراحی می شود به طوری که متضمن اجرای مأموریت سازمان باشد. و برنامه ریزی های بلندمدت و استراتژی را نیز در بر می گیرد. ب- برنامه ریزی عملیاتی یا اجرایی: عبارت است برنامه هایی که جزئیات نحوه اجرای برنامه های استراتژیک و راهبردی را نشان می دهند. این برنامه ریزی مشتمل بر تصمیم ها کوتاه مدت و برای استفاده بهینه از منابع موجود در مقاطع زمانی معین و با توجه به شرایط و تحولات محیطی اتخاذ می گردند. به طور کلی برنامه ریزی براساس شاخص ها تحقق می یابد. شاخص ها به معنی عوامل قابل سنجش هستند که به زبان کمیت ها بیان می گردند مانند زمان مورد انتظار برای انجام دادن فعالیت ها، هزینه ای که صرف آن خواهد شد و... بنابراین می توان چنین نتیجه گرفت که اصولاً برنامه ریزی و به ویژه بهترین انواع آن صرف نظر از مراحل، متکی به کمیت هاست اگر چه در مدیریت، چون ریاضیات و فیزیک یک اندازه گیری مطلق وجود ندارد و معیارهای کمی می تواند تحت تاثیر شرایط، دستخوش تغییر قرار گیرند. اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان در سنوات اخیر با تغییرات شگفت آوری که سازمان ها را احاطه کرده اند، مدیران به فراست دریافته اند که با تعیین و تبیین اهداف و مأموریت سازمان، در درازمدت بهتر می توانند برنامه های خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر کار می کند و نسبت به محیط خود واکنش هایی مناسب تر نشان می دهد. از این رو استفاده از برنامه ریزی استراتژیک و جامع به عنوان یک ضرورت در سازمان ها مطرح شده است. به کمک این برنامه ریزی، مدیریت می تواند جهت گیری های خود را در آینده معین، و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ریزی جامع به مدیر کمک می کند تا از سازمان و هدف های آن تصویری روشن به دست دهد و فعالیت های سازمان را در لوای یک استراتژی واحد هماهنگ سازد.