نخستین اثر حقوقی قولنامه، تنظیم سند رسمی است؛ اعم از اینکه، آن را قولنامه (تعهد فروش) یا مبایعه نامه (سند فروش) بنامیم. قولنامه حاوی یک تعهد و قول است. هنگامی که خریدار و فروشنده قصد انجام معامله ای رادارند اما هنوز مقدمات لازم را فراهم نکرده اند، قراردادی منعقد کرده و در آن، دو طرف تعهد می کنند که معامله را با شرایط معین و ظرف مهلتی خاص انجام دهند. این توافق ها مشمول ماده 10 قانون مدنی است.
موضوع مهم، این است که سند موردنظر، اثبات کننده وقوع معامله و مالکیت باشد و حال آنکه قولنامه چنین اثری را ندارد. به این معنا که تا زمانی که فروشنده در دفتر اسناد رسمی ملک را منتقل نکرده است، نه خریدار می تواند ادعای انجام معامله را داشته باشد و نه اشخاص ثالث می توانند به وقوع معامله بین طرفین استناد کنند.
درروند عادی، طرفین در دفترخانه حاضر و با رعایت تشریفات موردنیاز، اقدام به ثبت مالکیت می کنند که این مهم ترین اثر حقوقی قولنامه است. حال اگر یکی از طرفین معامله از تعهدات خودسر باز زند چه اتفاقی می افتد؟
در این فرض، مهم ترین اثر قولنامه که تنظیم سند و انتقال است، آشکار می شود و متعهدله می تواند الزام متعهد را به انجام تعهد بخواهد.
محکمه نیز با توجه به مفاد قرارداد و اوضاع واحوال، امارات و قراین موجود، حکم خود را صادر می کند و تا زمانی که به این تعهد عمل نشود، همچنان به قوت خود باقی است و حتی مرگ متعهد نیز نمی تواند تعهد را از بین ببرد و این تعهد به وراث منتقل می شود و در صورت امتناع آن ها، دادگاه می تواند الزام آن ها به تنظیم سند را بخواهد.
بایسته های دعوای الزام به تنظیم سند رسمی مال غیرمنقول:
1- وجود قراردادی که به صراحت، تعهد به انتقال مال غیرمنقول مورد معامله را جزء تعهدات فروشنده آورده باشد.
2-تعهد صریح فروشنده در قرارداد به حضور در تاریخ معین در دفتر اسناد رسمی مشخص جهت امضای سند انتقال. (مطلوب است که وجه التزام یا به اصطلاح جریمه مؤثری برای عدم حضور فروشنده در دفتر اسناد رسمی، پیش بینی شده باشد)
3- گواهی عدم حضور فروشنده در دفتر اسناد رسمی از دفترخانه معین توسط خریدار اخذشده باشد.
4- اگر اظهارنامه ای برای حضور در دفتر اسناد رسمی به وسیله خریدار، به فروشنده ابلاغ شده است، تصویر برابر اصل شده آن، پیوست دادخواست شود.
5- عنداللزوم تأمین دلیل برای اثبات تصرف خریدار در مورد معامله انجام و سوابق آن پیوست دادخواست شود.
6- درصورتی که مورد معامله، بنا (اعم از مسکونی، تجاری یا اداری) است، قبل از اقامه دعوی اطمینان حاصل شود که ملک مورد معامله دارای پایان کار و گواهی عدم خلاف از شهرداری است؛ زیرا صدور و انتقال سند در شهرها منوط به پایان کار و گواهی عدم خلاف شهرداری است.
7- مورد معامله باید دارای سابقه ثبتی یا در جریان ثبت باشد. برای املاکی که سابقه ثبتی ندارد یا در جریان ثبت نیست، انتقال سند رسمی موضوعیت ندارد.
8- دادخواست باید به تعداد فروشندگان به علاوه یک نسخه و به دادگاه محلی که ملک در آنجا قرار دارد، تسلیم شود.
اقدامات دادگاه برای الزام به تنظیم سند:
احراز مالکیت خوانده: از طریق استعلام ثبتی (اگر شماره پلاک در قولنامه اشتباه ثبت شده باشد، دادگاه آن را اصلاح می کند و حکم به انتقال می دهد)
احراز مالکیت خوانده بر تبعات مبیع: به عنوان مثال، در مورد تلفن، استعلام از طریق اداره مخابرات.
احراز تادیه قسمتی از ثمن (پیش پرداخت) و محاسبه مابقی ثمن و قید در حکم: در مورد چک، استعلام از طریق بانک.
احراز انجام معامله و قرارداد، از بررسی اسناد و اظهارات طرفین و شهود: ملاحظه اصل مبایعه نامه، توجه به دفاعیات خوانده، توجه به اهلیت طرفین، توجه به نحوه تحریر سند عادی، توجه به مفهوم و ماهیت سند تنظیمی و شروط و تعهدات طرفین.
احراز هویت و شناسایی فروشنده و خریدار و در صورت فوت آن ها ورثه باملاحظه انحصار وراثت. تحقیق درباره مورد معامله، اگر در رهن بانک باشد تعیین و احراز میزان بدهی، با حفظ حقوق مرتهن یا بازداشت کننده مقدم، حکم به الزام به انتقال داده شود.
توجه به هزینه های انتقال سند و عهده دار بودن آن از سوی طرفین: هزینه های لازمه به طورمعمول برای انتقال (مالیات و عوارض شهرداری) بر عهده مالک و هزینه تحریر سند بالمناصفه بر عهده طرفین است.
انجام هرگونه تحقیق و اقدامی که برای کشف حقیقت لازم باشد: مثلاً در مورد تملک مالکانه، معاینه محل برای احراز تصرفات.
ضمانت اجرای الزام فروشنده به تنظیم سند رسمی به نام خریدار
طبق ماده 220 قانون مدنی، متعاملین به تمامی نتایجی نیز که به موجب عرف و عادت یا به موجب قانون، از عقد حاصل می شود، ملزم هستند.
فروشنده طبق عرف و عادت و مواد 46، 22 و 47 قانون ثبت، ملزم به تنظیم سند رسمی است و عدم قید آن در سند موجب برائت فروشنده نخواهد بود.
بنابراین به نظر می رسد، در قراردادهایی که عرفا و قانونا باید برای مبیع، سند رسمی تنظیم شود، چه این مطلب در قرارداد ذکرشده و چه ذکر نشده باشد، فروشنده ملزم به تنظیم سند رسمی خواهد بود.
اما باید توجه داشت، در برخی قراردادها چنین تصریح می شود که اگر فروشنده منصرف شده یا جهت تنظیم سند رسمی مراجعه نکند، فلان مبلغ را باید بپردازد» که در این صورت، به فروشنده اختیار داده شده است که بین پرداخت وجه التزام و تنظیم سند، یکی را انتخاب کند و خریدار نیز صرفاً می تواند وجه التزام را درخواست کند یا الزام به تنظیم سند را بخواهد.
مگر اینکه در قرارداد فی مابین، تصریح به هر دو تعهد شود، یعنی تصریح شود درصورتی که فروشنده در اجرای تعهد خود تأخیر کند، علاوه بر اجرای تعهد و الزام به تنظیم سند، باید مبلغی را به عنوان وجه التزام بپردازد.
برخی موانع طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی:
خریدار قبل از اقامه دعوی باید اطمینان حاصل کند که ملک مورد معامله، در رهن یا بازداشت نباشد؛ زیرا دادگاه به انتقال ملکی که در رهن دیگری یا بازداشت است، رای نخواهد داد. در این حالت باید فک رهن مورد معامله را نیز از دادگاه مطالبه کند. همچنین در مواردی که فروشنده، مالک رسمی مورد معامله نباشد، خریدار می تواند با طرح شکایت با موضوع فروش مال غیر، در جهت احقاق حق خود اقدام کند.
در این موارد الزام فروشنده به تنظیم سند رسمی انتقال امکان پذیر نیست؛ چراکه وی مبادرت به فروش مالی کرده است که قانونا متعلق به وی نبوده است.
نحوه اجرای حکم صادره در صورت امتناع فروشنده:
پس از صدور حکم قطعی، خریدار باید اجرای حکم را از واحد اجرای احکام درخواست کند. حکم اجرایی به محکوم علیه (فروشنده) ابلاغ می شود و اگر وی ظرف 10 روز حکم را اجرا نکند، خریدار مجدداً به واحد اجرا مراجعه می کند.
دایره اجرا به دفترخانه ای که مقررشده بود به تنظیم سند اقدام کند، اطلاع می دهد که پس از آماده شدن سند، این واحد را مطلع کند تا نسبت به امضای سند (به جای فروشنده اصلی) اقدام کند.
ماده 145 قانون اجرای احکام مدنی نیز صراحتاً بر همین امر دلالت داشته و مقرر می کند: هرگاه مالک حاضر به امضای سند انتقال به نام خریدار نشود، نماینده دادگاه سند انتقال را در دفتر اسناد رسمی به نام خریدار امضا می کند نکته ای که باید به آن اشاره کرد، این است که مأمور اجرا صرفاً به مندرجات حکم عمل می کند و در مورد موضوعات خارج از آن هیچ گونه مسئولیتی ندارد.