روابط عمومی حرفه ای، تخصصی و کارآمد

سازمان نظام مهندسی ساختمان با بیش از 250 هزار نفر عضو، یکی از بزرگ ترین تشکل های تخصصی کشور است که تقریباً وابستگی دولتی ندارد و با سازوکار سازمان های مردم نهاد اداره میشود. یکی از بخش های بسیار مهم این سازمان پر تعداد و پر طرفدار، واحد روابط عمومی آن است که در دوره پنجم مدیریت این سازمان، رشد و گسترش چشمگیری یافت. تأثیرات مثبت شکل گیری واحد روابط عمومی مستقل و حرفه ای در شورای مرکزی، ظرف مدت کمی به تمام سازمان های نظام مهندسی در سراسر کشور تسری پیدا کرد، به این نحو که روابط عمومی شورای مرکزی سازمان در آبان ماه سال 1390 اقدام به برگزاری گردهمایی مسئولان روابط عمومی سازمان های استانی نظام مهندسی ساختمان کشور کرد و از دل آن گردهمایی، «شورای هماهنگی روابط عمومی سازمان های نظام مهندسی ساختمان» بیرون آمد که متشکل از شش نفر بود. از این رو بر آن شدیم تا با هر شش معین روابط عمومی گفت وگو کنیم تا به عبارتی با همه روابط عمومیهای سازمان نظام مهندسی کشور صحبت کرده باشیم. علیرغم پیگیریهای مکرر، موفق به گفت وگو با معین منطقه دو نشدیم ولی در عوض با مدیرکل روابط عمومی شورای مرکزی کشور، به عنوان بانی گردهماییهای سالانه و کسی که بسیاری از موفقیت های روابط عمومیهای سازمان مدیون عملکرد حرفه ای اوست و نیز با مدیر روابط عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تهران گفت وگو کردیم. وضعیت موجود، مطلوب ما نیست پیام ساختمان: طی سه سال گذشته شاهد رشد روابط عمومی در سازمان نظام مهندسی استان های کشور بوده ایم. از این به بعد روابط عمومیها باید چه کنند؟ بهزاد تیمور پور، مدیرکل روابط عمومی شورای مرکزی: الآن فرصت های پیشِ روی روابط عمومیها در نظام مهندسی بسیار زیاد است و ما هم به عنوان استراتژی اصلی، بر اساس اسناد بالادستیِ نظام مهندسی عمل میکنیم که قانون نظام مهندسی، آئین نامه اجرایی، سند چشم انداز و سند راهبردی سازمان هستند. روابط عمومیها هم موظف اند بر اساس این اسناد برای خودشان پروژه های اجرایی در جهت تحقق این اهداف ایجاد کنند. ما در نظام مهندسی ذیل اسناد مذکور به دنبال دستیابی به اطلاع رسانی پایدار در نظام مهندسی هستیم. پیام ساختمان: به این منظور به عنوان کار اجرایی تا به حال چه کرده اید؟ تیمور پور: بحمدالله نظام مهندسی در 31 استان کشور و بیش از 400 شهر کشور دفتر دارد و با توجه به همکاری خوب شورای مرکزی با قوای سه گانه، در سه سال گذشته، وظایف متعدد و متنوعی را انجام داده ایم؛ اعم از وظایفی که حاکمیت تشخیص داده باید نظام مهندسی به شکل تخصصی انجام دهد و یا مواردی که سازمان پیشنهاد داده و آنها پذیرفته و به وظایف سازمان اضافه شدند، نظیر تفکیک آپارتمان ها توسط مهندسان نقشه بردار و پروژه کاداستر که مجلس و سازمان ثبت در حال دنبال کردن آن هستند. یا مثلاً در حوزه دولت بحث نظارت عالیه بر پروژه های عمرانی دولتی، به نظام مهندسی واگذار شد . در حوزه مجلس شورای اسلامی، مشورت گیری تخصصی و لازم مجلس از گروه های تخصصی شورای مرکزی در کمیسیون های تخصصی و البته بیشتر در کمیسیون عمران انجام شده است. اینها نمونه هایی است که در حال حاضر در مجموعه همکاریهای ما وجود دارد. پیام ساختمان: در حوزه روابط عمومی چه کرده اید؟ تیمور پور: در سه سال گذشته یکی از بحث های ما توسعه نشریات استان ها بوده که در حال حاضر 170 هزار نسخه، نشریه در قالب ماهنامه، فصلنامه، خبرنامه و ویژه نامه در استان ها منتشر میشود. همچنین توسعه فضاهای مجازی اطلاع رسانی نظام مهندسی که تقویت آنها را برای داشتن پایگاه های منظم و به روز شده استان ها در حوزه اطلاع رسانی در دستور کار داریم. ما در این زمینه جهش خوبی داشته ایم چون در گذشته در برخی از استان ها نگاه به وب سایت، در حد آرشیو اطلاعات بوده درحالیکه الآن خبررسانی منظم و اقناع افراد بازدیدکننده از وب سایت را در اهداف استانی داریم. ازدیگرفعالیت ها، توسعه اطلاع رسانی پیامکی و ارتباط مستمر با رسانه های تخصصی نظیر دو هفته نامه پیام ساختمان قابل ذکر است. میزگردهای تخصصی و نشست های خبری رؤسا و اعضای هیئت مدیره استان ها به مناسبت های مختلف توسعه پیدا کرده است. در بحث گودبرداریها در سال 1391 به شکل ویژه کار کرده ایم و یکی از خروجیهای آن این بود که در ریزش های مربوط به گودبرداریها، رسانه ها کمتر به سراغ معرفی صریح نظام مهندسی به عنوان مقصر می روند. این دستاوردی رسانه ای است که به خاطر آن اطلاع رسانی و فرهنگ سازی شد و الآن مردم به راحتی نمیپذیرند که مثلاً به عنوان یک پیش فرض، نظام مهندسی مقصر است. این نکته ای موردی در سال 91 است. هدف گذاری برای اقناع افکار عمومی و جلب مشارکت برای توسعه صدور شناسنامه فنی و ملکی استان ها توسط روابط عمومیها شکل گرفت و الآن خود رسانه ها و افکار عمومی آن را مطالبه میکنند. زمینه سازی این امر توسط روابط عمومی ما در استان ها شکل گرفت که الحمدالله پروژه موفق رسانه ای ما بود. پیام ساختمان: در این مسیر چه مشکلاتی پیش رو داشتید؟ تیمور پور: به نظرم مقداری آئین نامه اجرایی قانون سازمان نظام مهندسی باید اصلاح شود و تغییر کند. در حال حاضر قانون سازمان در آستانه بازبینی است اگر چه مورد بحث ما بیشتر آئین نامه اجرایی آن است. به عنوان مثال آئین نامه، شورای مرکزی را موظف کرده حتماً در تیرماه اجلاس هیئت عمومی را برگزار کند که میتواند، در زمانی که آب و هوا یا شرایط و زمان مناسب باشد،چنین مواردی باید تغییر کند. نکته دوم هم این که در بحث وظایف حاکمیتی جا دارد که بحث تعیین موضوعات، برگزاری آزمون نظام مهندسی، صدور پروانه اشتغال مهندسان و نظایر چنین تکالیفی که وزارت راه و شهرسازی انجام میدهد به خود نظام مهندسی محول شود که باعث رشد و تقویت بخش های خصوصیِ تخصصی مثل ما میشود. پیام ساختمان: در خصوص بودجه مشکلی ندارید؟ تیمور پور: نظام مهندسی به عنوان نظام صنفی غیردولتی بودجه اش را از طریق اعضا تأمین میکند و خیلی وابسته به بودجه های دولتی نیست. ولی قانون، بحث اطلاع رسانی را بر عهده وزارت راه و شهرسازی و دفتر مقررات ملی ساختمان و در حوزه فرهنگ سازی، بر عهده دفتر مقررات ملی گذاشته است. بودجه ای هم که برای این امور در نظر گرفته شده در اختیار ما نیست بلکه در اختیار وزارتخانه است. به نظرم باید آن بودجه را در اختیار سازمان نظام مهندسی قرار دهند و باید حسابرسی کنند تا مشخص شود که تا به حال چرا در بحث اطلاع رسانی، مثلاً انیمیشن سازی در صدا و سیما صورت نگرفته است. به عنوان مثال شرکت ملی گاز از این رسانه استفاده کرد و موفق هم بود چون آمار مرگ ومیر بر اثر گازگرفتگی پایین آمد. درحالیکه که بودجه ای وجود دارد و هزینه نشدن آن با مرگ ومیر انسان ها ارتباط دارد، باید مشخص شود چرا هزینه نشده و اگر شده در کجا بوده است. اقناع افکار عمومی برای ساختمان سازی صحیح، باعث رشد عمر ساختمان ها میشود و ساختمان های ما که الآن 30 سال عمر دارند، اگر در رسانه های اثرگذار، اطلاع رسانی کنیم عمر آنها افزایش مییابد. درحالیکه قانون گذار این موضوع را در سال 1374 در قانون پیش بینی کرده و در بودجه دولتی هم دارای ردیف است و به دفتر مقررات ملی ساختمان، این بودجه داده میشود. به نظرم باید مشخص شود در 18 سال گذشته این هزینه ها در کجا مصرف شده است. این یکی از مطالبات ماست و نظام مهندسی به عنوان مدعیالعموم در اجرای قانون نظام مهندسی باید آن را مطالبه کند و آقای مهندس هاشمی در آخرین نشست خبریشان آن را مطالبه کردند. پیام ساختمان: در زمینه نیروی کار متخصص کمبود ندارید؟ تیمور پور: ما به این نتیجه رسیده ایم که باید نیروهایمان را آموزش بدهیم. اگرچه در حال حاضر روابط عمومی استان ها در جایگاه خوبی از نظر نیروی انسانی هستند، ولی وضعیت موجود مطلوب ما نیست. نماینده سازمان بین مردم، نماینده مردم در سازمان پیام ساختمان: روابط عمومی استان چه فعالیت هایی تا به حال انجام داده است؟ ساعد معارفی، معین منطقه یک: ما فعالیت های گسترده ای مخصوصاً در دوره پنجم سازمان نظام مهندسی استان قزوین. داشتیم که در دو بخش برون سازمانی و درون سازمانی بوده است. بخش برون سازمانی مربوط به اعضای سازمان نظام مهندسی است تا با وضعیت و کارهای روتین روابط عمومی آشنا شوند؛ امری که روابط عمومی هر سازمانی میتواند انجام دهد و ما هم انجام داده ایم. اما بخش مهم تر آن که خیلی گسترده تر و اثرگذارتر است بحث برون سازمانی است و با توجه به رسالتی که سازمان نظام مهندسی دارد، فکر کنم سازمان نظام مهندسی استان ما در این زمینه خیلی خوب عمل کرده و موفق بوده است. میدانید حدود دو دهه است که قانون نظام مهندسی مصوب شده و در این سال ها کار زیادی برای اجرای مقررات ملی ساختمان نشده است. به نظرم بخشی از رسالتی که روابط عمومیها دارند شناساندن مقررات ملی ساختمان و منافعی است که اجرای این مقررات برای مردم دارد. تک تک مبحث مقررات ملی ساختمان در مورد معیشت و زندگی و رفاه بهره برداران است که مردم هستند. متأسفانه باید بگوییم در این چند سال گذشته روابط عمومیها در این امر موفق نبودند اما خوشبختانه با فعالیت اخیر شورای مرکزی و ایجاد شورای هماهنگی روابط عمومی و تلنگری که به سایر روابط عمومیهای کشور زده شد این فعالیت بیشتر شده و در دو سال گذشته شورای هماهنگی روابط عموی خصوصاً با تشکیل معین ها و دستور کاری که برای خودش نوشت توانست کمک زیادی به این امر بکند. پیام ساختمان: شما مهم ترین وظیفه روابط عمومی سازمان را چه میدانید؟ معارفی: بزرگ ترین رسالت و مسئولیت روابط عمومیها در بخش برون سازمانی زمینه سازی برای پیاده سازی مقررات ملی ساختمان و شناساندن آن به مردم و نشان دادن منافع آن است. چون ما به عنوان یک سازمان مردم نهاد شناخته میشویم پس فعالیت ما باید نسبت به سازمان های دولتی چند برابر باشد. اگر روابط عمومی سازمان های دولتی وظایف مشخصی دارند، الحمدالله روابط عمومیهای سازمان های نظام مهندسی به صورت گسترده تری میتوانند عمل کنند. اگر درایت و اقتدار هیئت مدیره سازمان در این امر کمک کند روابط عمومی سازمان ها میتوانند در ایجاد زمینه برای پیاده سازی مقررات ساختمان بسیار کمک کنند. پیام ساختمان: روابط عمومیها در این مسیر چه مشکلاتی دارند؟ معارفی: مشکل نبود وحدت رویه در سازمان ها نظام مهندسی بخصوص در بخش روابط عمومی است که با حضور شورای هماهنگی و با قدرت و صلابتی که روابط عمومی شورای مرکزی دارد امیدوارم این مسائل حل شود. الآن قدرت روابط عمومیها در سازمان های کشور از صفر تا 100 است که امر خوبی نیست، یعنی ما روابط عمومیهای بسیار ضعیف و روابط عمومیهای بسیار قوی داریم که این امر به نفع سازمان نیست. اگر وجهه بیرونی سازمان را نگاه کنیم، به صورت یک شاکله و یک مجموعه است و به خاطر این امر ما باید سرعت روابط عمومیها را در کل کشور به یک اندازه کنیم تا بتوانیم عملکرد آنها را اندازه گیری نماییم. اگر یک سازمان ضعیف عمل کند مسلماً این ضعف به سایر سازمان ها سرایت خواهد کرد و کل مجموعه را ضعیف میکند. به نظرم روابط عمومیها باید وحدت رویه و دستور عمل و اساس نامه داشته باشند. یکی دیگر از مشکلات بزرگ ما عدم شناخت مدیران ما از روابط عمومی و وظایف آن است. وظایف روابط عمومیها بسیار گسترده است و در سطح دنیا حرف اول را میزنند؛ یعنی برنامه ریز سازمان به نوعی روابط عمومی است، مخصوصاً در بخش هایی که با مردم در ارتباط هستند. روابط عمومیها برنامه ریز اصلی برنامه های مدیران ارشد و کلان هستند و این به نفع دو طرف است. من همیشه میگویم روابط عمومیها نماینده سازمان در بین مردم و نماینده مردم در سازمان ها هستند و این خیلی مهم است. یعنی رابطه ای دو سویه است که بسیار میتواند کمک کند. یک مراجعه کننده اول میتواند با روابط عمومی صحبت کند و مشکلاتش را در میان بگذارد و روابط عمومی میتواند حد واسط مراجعه کننده و مدیران ارشد سازمان و مدیران کلان یک شهر باشد و مشکلات مردم را به گوش مدیران برساند و این کار میتواند به روان شدن مسیر و سهل تر شدن مشکلات بینجامد. هماهنگی با شورای مرکزی گام بسیار بلندی است پیام ساختمان: با توجه به اهمیت آموزش در قانون سازمان، شما در خصوص اطلاع رسانی های آموزشی چه کرده اید؟ بهادر دهقانی، معین منطقه سه:ما در سازمان نظام مهندسی بخش آموزش داریم که جدای از کار روابط عمومی است ولی کارهای مرتبط با اطلاع رسانی آن را ما انجام میدهیم. با توجه به قوانین، سازمان همیشه مواردی مرتبط با آموزش های تخصصی و بخشی از آموزش های عمومی را دنبال میکند، مثل آموزش های تخصصی ارتقای پایه، دوره های آمادگی برای آزمون، دوره های تخصصی مورد نیاز مهندسان برای اخذ پروانه اشتغال و ارتقای پروانه که اینها در درون سازمان با هماهنگی اداره راه و شهرسازی استان همیشه مشغول به انجام هستند و اجرا میکنند. در چنین مواردی ما از قبل اطلاعیه هایی میدهیم تا مهندسان برای ثبت نام مراجعه و اعلام آمادگی کنند و بعد از ثبت نام، هنگامی که واحد آموزش هماهنگی لازم را با استاد و محل کلاس و غیره انجام داد ما اطلاع رسانی کامل را از طریق سایت و پیامک برای ثبت نام کنندگان و همچنین از طریق تابلو اعلانات در درون سازمان خودمان و اداره کل راه و شهرسازی استان انجام میدهیم. بعضاً هم از مطبوعات محلی استفاده میکنیم. اگر آزمونی هم گرفته شود طبیعتاً اعلام نتایج و اطلاع رسانی لازم را انجام میدهیم. پیام ساختمان: از عملکرد روابط عمومی هم بفرمایید. دهقانی:در بحث اطلاع رسانی در درون سازمان خودمان، علاوه بر فصل نامه ای که داریم به نام پاتاق که مرتب چاپ میشود، خبرنامه های داخلی و خبرنامه های الکترونیکی هم داریم و سایت سازمان هم هست که نقش اطلاع رسانی دارند. در کنار آن ما از سیستم اطلاع رسانی پیامکی انبوه ، اطلاعات و اخبار و اطلاعیه های سازمان را ارسال و اطلاع رسانی میکنیم؛ ضمن این که در درون سازمان هم بردهای سازمانی وجود دارد و ما از این تابلوهای اعلانات و بردها استفاده لازم را میبریم. پیام ساختمان: اگر مشکلاتی هم دارید بفرمایید. دهقانی:مواردی وجود دارد که بیشتر عدم همخوانی بعضی از سیاست های اجرایی و اعلامی سازمان های استانی با شورای مرکزی است. به نظر من هماهنگ شدن هرچه بیشتر سازمان های استانی با شورای مرکزی در جهت بالا بردن منافع جمعی اعضای سازمان و به دست آوردن حداکثر منافع در جهت اهداف بلندمدت میتواند گام بسیار بلند و بزرگی باشد. اینکه دوستان بتوانند هماهنگی بیشتر را به صورت متمرکز از مرکز کشور داشته باشند و با رعایت اصل تصمیم گیری مستقلی که طبق قانون در استان ها باید باشد، اگر این اتفاق بیفتد و این وحدت رویه وجود داشته باشد تمام استان ها میتوانند از تجارب هم از طریق کانال یا شبکه ای استفاده کنند. به این صورت مواردی که نیاز به آزمون و خطا دارد در هر استانی به شکل جداگانه تکرار نخواهد شد بلکه تجارب موفق به صورت آن لاین در اختیار سایر استان ها قرار میگیرد که کمک بسیار بزرگی در عرصه اطلاع رسانی و خدمت به جامعه نظام مهندسی استان ها خواهد بود. اولین روابط عمومی سازمان هستیم پیام ساختمان: با توجه به تاکید قانون بر آموزش و اطلاع رسانی، شما در سازمان نظام مهندسی در این خصوص چه کرده اید؟ عباس امیریان، معین منطقه چهار:واحد آموزش سازمان استان ما بسیار فعال است و الآن در مشهد هفته ای یکی دو سمینار یا کارگاه آموزشی داریم. در همین هفته ما سه تا همایش داشتیم. برگزارکننده این همایش ها مدیریت آموزش است ولی تبلیغات، اطلاع رسانی، رزرو مکان و بقیه کارهای آن با ماست. یعنی همایش را تماماً ما برگزار میکنیم و واحد آموزش فقط برنامه های آموزشی را اجرا میکند. از آموزش که بگذریم ما ارتباطات خیلی خوبی با رسانه ها داریم و صدا و سیما مرتباً در تمام همایش های ما فعالانه شرکت و اخبار را به خوبی منعکس میکند. ارتباط های خیلی خوبی هم در مشهد با آستان قدس داریم به نحوی که کارهایمان با تلفن انجام میشود. با تمام دستگاه های اجرایی استان و استانداریها هم ارتباط داریم و در خیلی از محافل رسمی دعوت میشویم. طبیعتاً اطلاع رسانی پیامکی و سایت فعال و به روزی هم داریم، اما در بحث اطلاع رسانی، روابط عمومی ما امسال دو مقام کشوری را هم به دست آورد: در بین 150 روابط عمومی و هزار و 800 اثر در بین وزارت خانه ها، شرکت ها و نهادها در بخش دولتی و خصوصی، خبرنامه روابط عمومی نظام مهندسی استان ما رتبه اول را در سطح ملی در بخش گزارش و رتبه دوم را در عکس به دست آورد. برگزارکننده این جشنواره "انجمن تخصصی روابط عمومی" ها بود. یکی دیگر هم این که در جزیره کیش در بین نشریات نظام مهندسی کشور، خبرنامه ما رتبه دوم را به دست آورد. البته رتبه اول حق ما بود ولی چون نشریه طاق ما در بخش دیگری اول شده بود و معمولاً مقام اول را به دو نشریه از یک استان نمیدهند خبرنامه روابط عمومی استان هم رتبه دوم را به دست آورد که مورد تشویق ریاست محترم سازمان و همچنین سازمان استان قرار گرفت. پیام ساختمان: در مسیر انجام کارهایتان مشکل هم داشته اید؟ امیریان: ما مشکل نداریم اما در برخی استان ها مانند استان کرمان هنوز روابط عمومی شناخته شده نیست و روابط عمومی ندارند. ولی خوشبختانه در سازمان نظام مهندسی خراسان رضوی با مدیریت مهندس اخوان عبداللهیان و هیئت مدیره ما، روابط عمومی خیلی ارتقا یافته و در سطح بالا مطرح است. درباره نیروهای فعال هم عرض میکنم، ما دو کارشناس ارشد داریم و خودم هم حدود 18 سال سابقه روابط عمومی دارم. اولین روابط عمومی نظام مهندسی کشور در استان خراسان ایجاد شد که بنده ایجاد کردم. ما الآن سابقه 18-19 ساله در روابط عمومی داریم، در صورتی که روابط عمومی تهران در سه سال گذشته فعال شده است. از این جهت روابط عمومی فعالانه در کشور حرف اول را می زند. 606 نفر – ساعت کار تخصصی کرده ایم پیام ساختمان: با توجه به این که شما دبیر شورای هماهنگی هم هستید عملکرد این شورا را در دو سال گذشته چطور میبینید؟ سعید کیوانی، دبیر شورای هماهنگی روابط عمومی و معین منطقه پنج:در دو سال گذشته جدای از جانمایی اصل موضوع روابط عمومیها در بین هیئت مدیره ها، شورای هماهنگی تلاش زیادی نمود تا "روابط عمومی" به عنوان یک واحد تأثیرگذار و بااهمیت سازمانی، بیشتر از گذشته دیده شود. دیده شدنی که حداقل پیامدهای آن، افزایش انگیزه های کاری کارکنان این واحد، ارتقای وضعیتِ علمی، آموزشی، بهبود نگرش هیئت مدیره نسبت به فعالیت های واحد و از همه مهم تر تغییر نگاه سنتی مدیران سازمان به واحد روابط عمومی و شاغلین این بخش بوده است. این شورا از آبان ماه 90 تا مهرماه 92 سیزده جلسه با حضور اعضای منتخب و سه جلسه با حضور تمام مدیران روابط عمومی برگزار کرد که ماحصل آن تلاش و همفکری شورا و مدیران روابط عمومی در 606 نفر – ساعت کار تخصصی بوده است. پیام ساختمان: برای اموری مانند آموزش مدیران روابط عمومی چه کردید؟ کیوانی: این شورا در نخستین جلسه هایی که برگزار شد، توجه به زیرساخت های روابط عمومیها را مدنظر قرار داد که تدوین پیش نویس سند چشم انداز روابط عمومی (برای تعیین دورنمای فعالیت های سازمان) یکی از این اقدامات بود. بحث و بررسی در مورد شرح وظایف روابط عمومی و ایجاد فضای رقابتی سالم مابین مدیران سازمان های استانی یکی دیگر از مواردی بود که مورد توجه اعضای شورای هماهنگی قرار گرفت. اما آموزش و ارتقای جایگاه علمی شاغلان این بخش، در قالب برگزاری دوره های آموزشی به عنوان یک امر مهم همواره مورد پیگیری اعضای شورا قرار گرفته است به گونه ای که جلسات کشوری مدیران روابط عمومی، بازدید معین ها از سازمان های استانی و همچنین ارزیابی نشریات استانی به عنوان یک موضوع آموزشی دیده شده است. گفتنی است بر پایه مصوبات متعدد شورای هماهنگی، مشهد مقدس میزبان مدیران و کارشناسان سازمان ها در کارگاه های آموزشی خواهد بود که گواهینامه تخصصی برای آنان نیز صادر خواهد شد. پیام ساختمان: ظاهراً روابط عمومی تمام استان ها به یک اندازه رشد نکرده است کیوانی: شورای هماهنگی در دو سال گذشته اقدام به تقسیم بندی مناطق جغرافیایی کشور برای بازدید از تمام سازمان های استانی نمود که بر این اساس کشور به شش منطقه کاری تقسیم شد که در نهایت و تا پایان شهریور 92 ده استان کشور مورد بازدید معین ها قرارگرفته و مابقی نیز مورد بازدید قرار میگیرند. در این بازدیدها جلسات مشترک با رئیس سازمان، مدیران روابط عمومی و واحدهای مرتبط با این بخش انجام شده و گزارش بازدید و نقایص واحدهای مربوطه به صورت گزارش کتبی به سازمان های مربوطه ارسال شده است. پیام ساختمان: به جز این موارد شورا دیگر چه اموری را در دستور کار قرار داده است؟ کیوانی: دو سال گذشته دو جشنواره مطبوعات برگزارشد که نخستین جشنواره مطبوعات تخصصی (قبل از آغاز به کار شورا) در قزوین و دومین دوره آن در جزیره کیش برگزار گردید که اعلام نتایج آن باعث ایجاد فضای نشاط، خودباوری و رقابت بین مدیران شده و از سوی دیگر، زمینه ارتقای کیفیت نشریات را فراهم ساخته است. همچنین شورای هماهنگی برای بهبود جایگاه علمی مدیران و کارشناسان اقدام به برگزاری جلسات تخصصی با اساتید دانشگاه، اعضای هیئت علمی، انجمن های تخصصی مانند (موسسه کارگزار روابط عمومی، انجمن متخصصان روابط عمومی و ...) کرده است که ماحصل آن در ماه های آتی نمود عینی خواهد یافت. البته این موارد تنها بخشی از تلاش های شورای هماهنگی در فاصله زمانی مذکور بوده که بررسی اجمالی تمام مصوبات و کارکردها، نشان از توجه شورای مرکزی به توسعه علمی روابط عمومیها در سازمان ها و امیدواری به آینده ای بهتر است. برنامه ریزی قبل از بودجه مهم است پیام ساختمان: در قانون سازمان نظام مهندسی و آیین نامه اجرایی آن در مرحله اول روی آموزش و مرحله بعد روی اطلاع رسانی خیلی تاکید شده است. شما برای این دو موضوع چه کرده اید؟ کرامت اله دشتی زاده، معین منطقه شش: اگر منظور شما آموزش کارکنان روابط عمومی است باید اول ببینیم کارکنانی داریم که بخواهیم آنها را آموزش بدهیم؟ متأسفانه در بعضی استان ها هنوز جایگاه روابط عمومی آن گونه که باید احساس نشده و جایگاه ویژه و خاصی که در شأن کار روابط عمومی است برایش در نظر گرفته نشده است. بعضی استان ها مدیر روابط عمومی هم ندارند چه برسد به کارکنان! ولی در سازمان استان یزد جایگاه مناسبی برای روابط عمومی دیده شده و روزبه روز هم این جایگاه بهتر شناخته میشود. از نظر آموزش هستیم هم ما بیشتر متکی به دوره های آموزشی که روابط عمومی شورای مرکزی به صورت متمرکز برگزار میکند . به عنوان مثال: در قزوین یک دوره آموزشی برگزار شد و دوره بعد در تهران بود و الان هم همایشی را برای سوم و چهارم مهرماه در مشهد تدارک دیده اند که بخش عمده آن برنامه های آموزشی است. من میخواهم در جلسه مشهد پیشنهاد بدهم روی بعد آموزش های مجازی و آموزش از راه دور برای کارکنان روابط عمومی بیشتر سرمایه گذاری کنیم چون بیشتر آموزش ها به صورت حضوری بوده است. ان شاءالله بحث آموزش از راه دور را با ارسال و ارائه و معرفی کتاب های خاص و گرفتن آزمون به صورت مجازی و از راه دور پیگیر خواهیم شد. آموزش هایی هم خود سازمان برای مهندسان دارد مثل برنامه های بازآموزی و آموزش های حین خدمت . برای این منظور ما واحد آموزش داریم که این کارها را انجام میدهند و اخیراً هم واحدی به نام پژوهش به سازمان اضافه شده که این دو مکمل هم هستند. خوشبختانه در یزد ما یک کتابخانه تخصصی هم داریم که در بعد آموزشی میتواند بسیار موثر باشد و مخصوصاً در آزمون های ورود به حرفه هم این کتابخانه مورد مراجعه مهندسان بوده و خیلی موثر است. پیام ساختمان: در کارهای آموزشی روابط عمومی نقشی ندارد؟ دشتی زاده: ما فقط در جهت انعکاس اطلاعیه ها و برگزاری آنها و احیاناً گفتگو و مصاحبه با مدرسان همکاری میکنیم که به صورت جنبی است اما به صورت ماهوی و مبنایی خود واحد آموزش برنامه ریزی میکند و مثل واحدهای دیگر ما خبرهایشان را پوشش میدهیم. پیام ساختمان: در خصوص بودجه مشکلی ندارید؟ دشتی زاده: به نظرم واحد روابط عمومی اگر خودش برنامه ریزی اصولی داشته باشد و آنها را به تصویب سازمان و هیئت رئیسه برساند خودبه خود بودجه آن هم تأمین میشود و مشکلی نخواهد داشت. این موضوع مقداری به خودمان برگردد و در وهله اول باید خودمان برنامه ریزی داشته باشیم که اهداف ما چه هست و چه ابزار و امکاناتی در اختیار داریم و به چه شکلی میخواهیم به این اهداف برسیم. اگر برای این امر برنامه ریزی داشته باشیم به مقدار زیادی مشکلات ما حل میشود. به عنوان نمونه رسانه ای مثل صدا و سیمای استان و رسانه های محلی و حتی بعضی از جراید کشوری و ملی که ویژه نامه هایی برای استان ها دارند فضاهای خوب تبلیغاتی و اطلاع رسانی هستند و اگر روابط عمومی با آنها وارد تعامل شود و برای اینکه از فضاهای آنها استفاده کند برنامه ریزی داشته باشد - مثلاً یک برنامه رادیویی یا تلویزیونی هفتگی یا ماهیانه ترتیب دهد یا ستون های خاصی را برای فرهنگ سازی در مطبوعات محلی یا ویژه نامه های نشریات سراسری برای خودش پیدا کند - طبعاً به اینکه چه بودجه ای نیاز است میرسد و وقتی این بودجه را با دلایل توجیهی به هیئت رئیسه سازمان بدهد بالأخره در جایی تصویب و بودجه هم برایش در نظر گرفته میشود. اما اگر همین طور بنشینیم و بگوییم برای رسانه ها بودجه بدهید تا بعداً ما این بودجه را در جایی مصرف کنیم مقداری با مشکل مواجه میشویم. موارد مشابه دیگر وقتی است که روابط عمومی میتواند برای تصمیم گیریهای سازمان زمینه سازی کند. فرض کنیم که در سازمان بحث تعرفه های خدمات مهندسی مطرح میشود که امسال هم بحث آن داغ بود. اگر این تعرفه ها میخواهد تغییر کند نیاز است روابط عمومی قبل از اینکه حتی مصوبه ای از ناحیه هیئت مدیره یا شورای مرکزی سازمان ابلاغ شود شرایط فکری و اجتماعی مناسب آن را فراهم کند تا وقتی مصوبه اعلام میشود احیاناً در جامعه و در بعضی از مراکز تصمیم گیری مثل شورای شهر و شهرداری با واکنش منفی مواجه نشود. اگر روابط عمومی نشان دهد که میتواند این کار را انجام بدهد و بودجه ای هم نیاز دارد، این بودجه علیالقاعده تأمین میشود. پیام ساختمان: شما خودتان در استان چنین تجربه ای دارید؟ دشتی زاده: موردی که ما الآن پیگیر آن در استان یزد هستیم و به زودی انجام میشود این است که میخواهیم «شورای هماهنگی روابط عمومیهای هیئت چهار نفره استان» را تأسیس کنیم. معاون عمرانی استاندار، مدیر کل راه و شهرسازی، رئیس نظام مهندسی و شهردار، اعضای هیئت چهار نفره استان هستند که معمولاً به صورت ماهانه جلسه دارند. حال اگر ما بتوانیم روابط عمومیهای این چهار ارگان را متقاعد نماییم تا باهم همکاری کنیم، میتوانیم کارها را با سرعت بیشتری پیش ببریم. در یک استان که روابط عمومیهای شهرداری، اداره کل راه و شهرسازی، سازمان نظام مهندسی و معاونت عمرانی استانداری یکپارچه در جهت اهداف قانونی سازی مسائل ساخت وساز، پیاده کردن مقررات ملی ساختمان، ترویج معماری ایرانی- اسلامی، ترویج شیوه های جدید ساخت وساز، استانداردسازی مصالح و مواردی از این دست کار فرهنگی و زمینه سازی کنند، میتوانند برای تصمیمات هیئت چهار نفره خیلی اثرگذار باشند. با مظلومیت رسانه ای و فرهنگی مواجه ایم پیام ساختمان: بزرگ ترین چالش های روابط عمومیهای سازمان را در کجا میبینید؟ شهین روشن قلب، مدیر روابط عمومی سازمان استان تهران: من در همایش قزوین که پیام ساختمان هم حضور داشت تمام چالش های روابط عمومیها را اعلام کردم و گفتم: "نخستین چالش روابط عمومیها نبود برنامه در طراحی تشکیلات سازمان و نبود یک نقشه سازمانی درست است." خوشبختانه روابط عمومی شورای مرکزی این چارت را ایجاد کرد و کم کم در حال پیاده شدن است. در نشست اجلاس کیش هم سند چشم انداز ارائه شد که سند بسیار محکمی بود برای رسیدن به اهداف روابط عمومیها. ارتقای توانمندی تخصصی و کارشناسی در روابط عمومیهای سراسر کشور، مسیر رسیدن به اهداف سند چشم انداز را هموار میکند. الآن یکی از اصلیترین برنامه های اجرایی ما در روابط عمومی استان، اصلاح ساختار و تدوین چارت و برنامه تشکیلات روابط عمومی است که میتواند به عنوان یک الگو و متد در تمامی استان ها به کاربرده شود. هدف هم چیزی نیست جز این که روابط عمومی بتواند به یک واحد کارامد تبدیل شود و با به کارگیری اصول صحیح و ابزارهای اطلاع رسانی، بتوانیم جریان سازی رسانه ای کنیم. در حال حاضر سازمان نظام مهندسی به نوعی با مظلومیت رسانه ای و فرهنگی مواجه است. چالش های دیگری هست ولی ما نمیخواهم وارد جزئیات شوم یعنی چالش را باید در کل دید. پیام ساختمان: از فعالیت های خودتان بفرمایید شهین روشن قلب، فعالیت های سازمان مثلاً برگزاری جشن ها و همایش ها و مراسم روز مهندس و غیره، موضوعات جاری است که همواره انجام میگیرد. من بزرگ ترین کاری که کرده ام یک مدیر رسانه ای قوی به مجموعه آوردم که فوق لیسانس مهندسی عمران از دانشگاه تهران و در صدا و سیما، برنامه ریز و تهیه کننده است. اکنون قصد دارم یک خبرنگار قوی جذب کنم چون عدم حرفه ای بودن کارکنان و کارشناسان یکی از مشکلات روابط عمومیهاست. خیلی از کارهای ما باید الکترونیکی انجام بگیرد مثل واحد عضویت ما که ثبت نام اعضا را انجام میدهد. این کار باید خیلی حوزه ها را از نظر الکترونیکی در بر بگیرد اما متأسفانه این فرهنگ هنوز جا نیفتاده است. چیزی را که ما به عنوان یک روابط عمومی، وظیفه خودمان میدانیم در اختیار گرفتن نیروی انسانی متخصص، استفاده از ابزار و فناوریهای رسانه ای و در نهایت شناخت دقیق از مخاطبان است. به این شکل وقتی که برنامه های اجرایی روابط عمومی کل کشور تدوین و تهیه چارت و برنامه تشکیلات روابط عمومی به عنوان یک الگو و متد در تمامی استان ها به کار گرفته شود، دیگر من که اینجا نشسته ام با آن کسی که در ایلام یا کرمانشاه یا مازندران یا خراسان یا اصفهان است هیچ فرقی نخواهیم داشت. سایت سازمان هم باید در اختیار روابط عمومیها باشد. متأسفانه روابط عمومیهای ما از ابزارهای الکترونیکی دور مانده اند، ما ارتباط مستمر با رسانه ها دارم، اطلاعیه ها را به موقع ابلاغ میکنیم و سعی میکنیم تا آنجا که بشود در بازدیدها و نمایشگاه ها حضور داشته باشیم. ولی دوست دارم طراحی سایت و چارت سازمانی به شکلی باشد که خود ما دسترسی داشته باشیم، به خاطر همین روی طراحی سایت کار میکنیم و هیئت مدیره و رئیس سازمان را متقاعد کرده ایم که در این زمینه با ما تعامل داشته باشند. نگرشی که مردم به روابط عمومی دارند صرفاً تبلیغاتی است و همین امر سبب تحریف افکار و دور شدن روابط عمومی از اصالت خودش میشود. وقتی هم چارت سازمانی درست پیاده نمیشود امور رفاهی با روابط عمومی تداخل پیدا میکند و روابط عمومی از کارهایی که باید انجام دهد و اصولی است کنار گذاشته میشود. تخصیص ندادن بودجه و اعتبارات کافی برای روابط عمومیها هم خیلی نقش بدی بازی میکند آن هم برای برنامه ریزی های کلان و استراتژیکی که ما در نظر داریم.