داشبوردهای مدیریتی

در دنیای امروزی، بسیاری از سازمان ها و شرکت ها با حجم انبوهی از اطلاعات از پروژه های گوناگون در حوزه کاری خود روبه رو هستند. معمولاً این اطلاعات در شکل های گوناگون مانند گزارش ها، فایل های الکترونیکی و پایگاه های داده و در محل های مختلف قرار دارند. این ماهیت جدا از هم بودن اطلاعات و پیچیدگی ترکیب آنها کار یک مدیر برای کشف، تحلیل عمیق، ایجاد گزارش های جدید و نهایتاً تصمیم گیری را مشکل میکند. به عنوان مثال یک مدیر نمیتواند برای مدیریت موثرتر در پروژه های عمرانی , به آسانی سود پروژه را از گزارش های ساخته شده به دست آورد . داشبوردهای مدیریتی راه حلی برای این مشکلات هستند. همانند داشبورد یک ماشین، داشبورد مدیریتی شامل مجموعه ای از شاخص ها ست (که معمولاً به آنها شاخص های کلیدی عملکرد میگویند(KPI) که به صورت گراف و نمودار، اطلاعات پیچیده کسب وکار را به گونه ای ساده و قابل فهم به کاربر نشان میدهد. داشبورد مدیریتی اطلاعات تمامی سیستم های موجود( شامل اطلاعات کنترل پروژه , صورت وضعیت پروژه ها و ...) راگرد آوری مینماید و مجموعه ای از شاخص ها را در یک صفحه گروه بندی میکند و کاربر را قادر میسازد تا به سرعت فرصت ها و تهدیدها را تعیین کرده و اقدام مناسب را به عمل آورد. در این سیستم امکان ردیابی موارد جزئی مانند مانده حساب پیمانکار جزء یا هزینه خاص وجود دارد که میتواند به تصمیم گیری مدیران و مهندسان عملیاتی کمک نماید . داشبوردهای مدیریتی سیستم های نرم افزاری نوینی هستند که به سازمان‏ها در جهت غنیسازی اهداف با استفاده از اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها کمک میکند. داشبورد به مدیران این امکان را میدهد تا با تعریف ، نظارت و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد در ایجاد تراز بین اهداف و فعالیت‏ها ، نمایان‏سازی کلیه فعالیت‏های سازمان و ایجاد یک محیط نمایش مشترک بین اهداف و فعالیت‏ها برای تصمیم سازی درست و کارآمد اقدام نمایند. مزایای داشبوردهای مدیریتی داشبوردهای مدیریتی مزایای متعددی برای سازمان استفاده کننده به همراه دارند که برخی از آنها عبارتند از: • تنظیم کارها در راستای اهداف: تعیین اینکه چه شاخص هایی در داشبورد نشان داده شوند مستلزم تعامل درون سازمانی و در نتیجه تعیین حساس ترین اقداماتی است که باید برای موفقیت سازمان به انجام برسد. این تعاملات تضمین میدهد که هر فردی در سازمان یک دید شفاف نسبت به وضعیت این اقدامات دارد. • اندازه گیری کارایی و کنترل عملکرد: داشبوردها به کاربران کمک میکنند که کارایی کسب وکار خود را به سادگی و بدون درگیر شدن با گزارشات و فایل های مختلف کنترل کنند. • تحلیل: داشبوردها قابلیت عمیق شدن در یک شاخص و تعیین علت مشکلات و فرصت های پیش آمده مرتبط با آن شاخص را فراهم میکنند. • بهبود فرآیند تصمیم گیری: داشبوردها به کاربران کمک میکنند که تصمیمات خود را سریع تر و بر مبنای اطلاعات آنلاین اتخاذ کنند ویژگیهای یک داشبورد مدیریتی خوب یک سیستم داشبورد مدیریتی مناسب باید دارای ویژگیهای زیر باشد: • پیکربندی و استفاده از آن آسان باشد • قابلیت نمایش اطلاعات از منابع مختلف را داشته باشد • از انواع گوناگون نمایش اطلاعات مانند جدول، نمودار و عقربه پشتیبانی کند • امکان تحلیل عمیق تر اطلاعات را فراهم کند • قابلیت تعریف داشبوردهای گوناگون برای مسئولیت ها و افراد گوناگون سازمان را داشته باشد • امکان تولید گزارشات را فراهم کند • امکانات انجام تعاریف مدیریتی و مدیریت دسترسیها را فراهم کند خروجیهای داشبوردهای مدیریت برخی از خروجیهایی که میتوان از سیستم گرفت عبارتند از : مقایسه نسبت ها : مقایسه نسبت ریز هزینه های مربوط به پروژه به کل هزینه ها مانند نسبت هزینه کارگر ساده به کل هزینه پروژه نسبت هزینه تجهیز کارگاه به کل هزینه و ... که بر اساس این فاکتورها مدیران میتوانند نسبت به مقایسه سودآوری کارگاه ها و وضعیت آنها دید بهتری داشته باشند اطلاعات بدهی پیمانکاران : مدیران شرکت میتوانند آمار بدهی و پرداختیهای پیمانکاران در بازه زمانی مشخص را به دست بیاورند. اطلاعات مطالبات پروژه ها : مقایسه میزان دریافتی و مطالبات با درصد پیشرفت پروژه و مقایسه پروژه ها و مطالبات آنها اطلاعات سودآوری پروژه و تصمیم گیری در ارتباط با اقدامات اصلاحی و تسطیح برنامه ریزی پروژه ها وضعیت داشبوردهای مدیریت در نگاه آمار تام پرینگلز (Tom Pringle) از کار شناسان مرکز تحقیقات فناوری Pringle & Company در گزارشی اعلام نموده که سازمان ها سالانه به طور میانگین 79 میلیارد دلار برای استفاده از نرم افزار ها و خدمات هوشمند تجاری سرمایه گذاری میکنند که پیش بینی میشود این رقم در سال 2016 میلادی به 143 میلیارد دلار برسد.